Хранение документов онлайн: кому, когда и зачем это нужно?

На сегодняшний день электронные хранилища документов успешно заменяют собой традиционные архивы. Как правило, система предусматривает беспрепятственное хранение и обработку любой документации, включая:

  • бухгалтерскую;
  • кадровую;
  • техническую;
  • рабочую и так далее.

Перевод всех этих документов в электронный формат способствует автоматизации и оптимизации регулярных бизнес-процессов любой компании.

Особенности электронного хранения документации

Возможности сервисов позволяют избавиться от рисков и сложностей, связанных с использованием обычных архивов. Доступ к файловой системе ограничен только для конкретных пользователей. Воспользоваться документами из электронного архива можно в любое время суток. Таким образом, работа с документами онлайн, их поиск, передача сотрудникам и так далее, возможны прямо на рабочем месте, а необходимые процессы осуществляются в течение нескольких минут.

Электронное хранилище способствует освобождению пространства в офисе или на предприятии. Переезды, пожар или затопление не станут причиной для утери или порчи ценных данных. Достаточно подключиться к системе с любого электронного устройства, чтобы воспользоваться документацией.

5 причин для использования CRM систем с функцией хранения и обработки документов

электронное хранение документов с помощью продуманных программных решений – это:

  1. Удобно. Вы получаете простой доступ к управлению документации в круглосуточном режиме. Воспользоваться служебной информацией может неограниченное число сотрудников благодаря многопользовательскому режиму.
  2. Быстро. Процесс внедрения электронного хранилища в работу организации занимает минимум времени, а результатом является оптимизированный документооборот. Вы тратите меньше времени на поиск нужных документов прямо в автоматическом режиме.
  3. Безопасно. Современные CRM системы исключают возможность доступа к документам третьих лиц или конкурентов. Несанкционированная работа с документами невозможна. Вы сами определяете права доступа, регулируете действия пользователей. Для информационной безопасности на максимальном уровне предусмотрено автоматическое создание резервных копий.
  4. Рационально. Электронное хранилище предусматривает продуманную структуру для удобной систематизации документов, их сортировки по видам или срокам хранения, структурирования с учетом любых параметров.
  5. Эффективно. Благодаря наличию фильтров, классификации и регламентации, есть возможность разработать базу документооборота для компаний любых масштабов.

Оставить комментарий

Выш Mail не будет опубликован


*